Governance

Governance gaat over deugdelijk ondernemingsbestuur en richt zich op de “checks and balances” binnen ondernemingen. Governance omvat processen, gewoontes, beleid, wetten en regels die van betekenis zijn voor de manier waarop mensen een organisatie sturen, besturen, beheren, controleren en verantwoorden. Governance heeft ook betrekking op de relaties tussen de verschillende stakeholders en de doelen van de organisatie.

BamBoo duidt daarnaast specifiek op het bewaken en toepassen van ethisch geïnspireerde waarden; integriteit, recht doen aan de belangen van alle stakeholders, toepassing van overeengekomen regels en codes. Governance krijgt steeds meer aandacht. Toenemende complexiteit in de samenleving en de grotere schaal waarop veel organisaties werken gaan gepaard met een groeiende behoefte aan verantwoording en transparantie. Van organisaties wordt op dat punt veel gevraagd. Het volstaat niet om jaarverslagen te publiceren en een accountantsverklaring te overleggen.

In vrijwel alle branches zijn specifieke governancecodes geformuleerd. Veel organisaties willen deze codes van hun branche toepassen. Dat vraagt niet alleen een vertaling in statuten, reglementen en procedures, maar ook in competenties en gedrag. Professionaliseren van governance is een belangrijke en omvangrijke ambitie. Of het nu gaat om beursgenoteerde bedrijven, zorg-, bouw-, vastgoedsector, of financiële sector, de governance is in toenemende mate belangrijk.

Governance raakt ook het door de organisatie maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). In de governancecodes wordt vaak expliciet aandacht besteed aan MVO. Uit onderzoek blijkt dat daar relatief weinig van bekend is. Maatschappelijk is de aandacht voor duurzaamheid, ecologische waarden en sociale rechtvaardigheid niet meer weg te denken. Vertaling in uitgangspunten voor besturing is daarom evident.

Structuur als besturingsvariabele

Structuur beschrijft de vorm en werking van een organisatie. Daarbij gaat het alleen om de harde formele regels. Alle overige zachte ongeschreven regels, gewoontes, normen en waarden die de vorm en werking van de organisatie minstens evenveel bepalen, vallen onder cultuur.

Als u andere resultaten wilt behalen, adviseert BamBoo u anders te gaan werken en uw structuur aan te passen. Deze kwesties worden behandeld op strategisch, tactisch en operationeel niveau.

BamBoo tandwiel GRCI Op strategisch niveau speelt de vraag of –en in hoeverre– u een procesgerichte structuur wilt hebben?
   
BamBoo tandwiel GRCI De besturing van structuur op tactisch niveau gaat over de inrichting en herinrichting van de structuur. Hoe ontwerpt u processen en –belangrijker nog– hoe verbetert u ze? Interne en externe audits, benchmarking, kwaliteitssystemen en ISO/ISAE zijn belangrijke zaken die op dit niveau aan de orde komen.
   
BamBoo tandwiel GRCI Op operationeel niveau tenslotte gaat het om het verrichten, het werken met processen. Hoe implementeer je processen en hoe beheers je de feitelijke besturing op de werkvloer?
   

Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden – RACI-methode

De kern van procesmanagement is het sturen op resultaten. Een proces moet daarom exact inzicht geven in de vraag wie verantwoordelijk is voor welk resultaat en wie welke activiteiten verricht bij de totstandkoming en het gebruik van het resultaat.

Voor de beschrijving van deze taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV’s) vormt de RACI–methode een algemeen geaccepteerd uitgangspunt.

RACI

Uitvoeren (Responsible)

Wie doet het werk? Wie is inhoudelijk en kwalitatief verantwoordelijk voor het resultaat, conform gestelde eisen. De kernvraag bij uitvoerende rollen is dus wie produceert wat (resultaat) met welke voorzieningen (middelen).

Archiveren (Responsible)

Wat moet er met het resultaat gebeuren? Wie moet het resultaat (document) gedurende een voorgeschreven periode bewaren, beschikbaar houden en wijzigingen doorvoeren. Uit deze vragen blijkt dat archiveren eigenlijk een uitvoerende rol is. De rol Archiveren wordt veelal onderscheiden in (AO-)omgevingen waar traceerbaarheid en bewijsbaarheid van belang is.

Beoordelen (Consulted)

Hoe verloopt de review? Wie checkt het resultaat inhoudelijk alvorens het wordt gebruikt? Wie controleert/beoordeelt -voor afronding- het resultaat inhoudelijk en kwalitatief. Het controleren/ beoordelen geschiedt bij voorkeur in twee richtingen door vertegenwoordiger(s) uit het voorgaande en volgende proces(stap) alsmede door degene uit het proces die het resultaat heeft ‘gerealiseerd’ (uitvoeren). Consulteren is belangrijk wanneer een resultaat brede acceptatie behoeft of wanneer een specialist de inhoud moet beoordelen. De kernvraag is afgeleid van ‘consulted’ in de Engelse betekenis: wie controleert of beoordeeld welk resultaat? Voldoet het resultaat aan gestelde kwaliteitscriteria?

Informeren (Informed)

Wie wordt geïnformeerd? Wie moet -na afronding- geïnformeerd worden over het eindresultaat? Wie moet er op basis van het resultaat handelen? De rol in een volgend of ander proces, die op de hoogte moet zijn van het resultaat in concreto actie moet nemen op het gerealiseerde resultaat.

Goedkeuren (Accountable)

Wie is eindverantwoordelijk? Wie geeft het resultaat voor gebruik vrij? Wie is bevoegd het resultaat te autoriseren/goed te keuren door vast te stellen of:

BamBoo tandwiel GRCI aan de doelstelling is voldaan en 
   
BamBoo tandwiel GRCI overeenkomstig de procesgang is gehandeld.
   
De goedkeurder ziet er op toe dat eventuele beoordelingsresultaten adequaat zijn verwerkt. De goedkeurder bepaalt uiteindelijk welke rollen betrokken zijn bij het ‘Uitvoeren en Beoordelen/Controleren’. De rol wordt proceseigenaar genoemd indien het gaat om resultaatverantwoordelijkheid voor gehele processen.
BamBoo GRCI tandwiel